Автоматизация системы электронного архива и системы управления задачами для ГК «Росводоканал»

Июль, 2020

В ходе проекта разработаны и внедрены система управления задачами и система электронного архива ( СУЗ и СЭА), которые позволяют обмениваться электронными документами между несколькими территориально-распределенными предприятиями холдинга и общим центром обслуживания (ОЦО).

Группа компаний «Росводоканал» - крупнейший в Российской Федерации частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. Под управлением ГК «Росводоканал» работают 7 региональных водоканалов России, обслуживающих свыше 5,5 млн жителей в крупных административных и промышленных центрах: Архангельске, Барнауле, Воронеже, Краснодаре, Омске, Оренбурге и Тюмени. Группа компаний «Росводоканал» эксплуатирует 16,5 тысяч км сетей водоснабжения и водоотведения. Предприятия ежегодно подают в сеть 557 млн кубометров воды и принимают на очистку 521 млн кубометров стоков.

Руководство ГК «Росводоканал» приняло решение о создании новой цифровой корпоративной системы на базе решения «1С:Документооборот КОРП» с целью формирования единого информационного пространства для обеспечения электронного документооборота между шестью водоканалами и ОЦО в области бухгалтерского учета, электронного хранения документов, мониторинга трудозатрат и корпоративных расходов, а также развития сервисов, связанных с оперативным предоставлением ответов на внутренние и внешние запросы.

Работы были осуществлены сотрудниками ЦК 1С «Росводоканала» совместно со специалистами IT-компании ELFOST, выбранными для реализации проекта по итогам проведенного конкурса. Такое сотрудничество позволило не только использовать компетенции высококвалифицированных специалистов, но и значительно удешевить проект без какой-либо потери качества исполнения за счет использования внутренней экспертизы.

Работы по автоматизации системы электронного архива и системы управления задачами были реализованы в три этапа, каждый их которых прошел полный цикл фазы внедрения: детализацию целевых показателей эффективности, разработку и тестирование, обучение персонала, документирование и ввод в эксплуатацию. В рамках первой части работ был оцифрован ретроархив холдинга, на втором этапе СЭА стал использоваться для обработки документов текущего периода. Завершающими стали работы по автоматизации процессов обработки документов с использованием подсистемы управления задачами.

Благодаря такому подходу удалось приступить к эксплуатации системы уже после завершения первого этапа и добавлять функционал по мере выполнения работ.

В частности, сотрудники ОЦО получили возможность обрабатывать запросы сотрудников водоканалов в режиме «единого окна» в СЭА и в «1С:УПП», для чего была осуществлена сложная интеграция архива с несколькими учетными системами («1С:УПП», «1С:ЗУП», «1С:ERP»), с системой приема обращений клиентов (ITSM), а также с другой системой электронного документооборота (WSS Docs).

В рамках решения поставленных задач реализованы механизмы формирования описи документов в интерфейсе учетной системы с последующей автоматической выгрузкой карточек документов в СЭА с генерацией и печатью штрихкодов документов, механизмы автоматического формирования связи между комплектами документов электронного архива и «1С:УПП», а также гибкая настройка состава документов в учетной системе. Также внедрен функционал по автоматической выгрузке файлов по запросу из «1С:УПП» и «1С:ЗУП», обеспечена обработка ненормализованных данных при информационном обмене между системами.

Проект помог компании оптимизировать ряд бизнес-процессов, организовать ведение каталога услуг ОЦО, обеспечить контроль выполнения задач в разрезе SLA.

Сегодня к системе электронного архива подключены 1800 пользователей из смежных систем, предприятия «Росводоканала» обучают и подключают к системе новых сотрудников. В ОЦО компании сформированы 70 автоматизированных рабочих мест.

Внедрение системы «1С:Документооборот 8 КОРП» в результате успешного сотрудничества объединенной команды специалистов ГК «Росводоканал» и ELFOST – это еще один шаг на пути развития современных внутренних и внешних цифровых сервисов, позволяющих эффективно взаимодействовать с партнерами и абонентами водоканалов.

Менеджеры ELFOST будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)74-146-74. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.